Come gestire meglio il nostro tempo

Cari lettori, questo mese voglio parlarvi di alcune strategie utili per la gestione del nostro tempo.
Per prima cosa vorrei soffermarmi sulla differenza fra tempo oggettivo e tempo soggettivo.
Il tempo oggettivo è quello che viene misurato dai nostri orologi e scorre sempre in avanti. La nostra vita è costantemente scandita dal tempo oggettivo, regola le nostre giornate da quando ci alziamo a quando andiamo a letto. Ogni attività giornaliera è scandita dal tempo oggettivo: lavoro, pranzo, attività sportiva, cena, treno, autobus, ecc.
Il nostro orologio, quindi, scandisce le ore, i minuti e i secondi in maniera precisa e universalmente accettata.
Diverso è invece il tempo soggettivo, ossia il tempo che noi percepiamo. Il tempo soggettivo dipende da ogni persona, dai suoi stati d’animo, dalle circostanze della vita, ecc.
Se pensiamo a due fidanzati, soprattutto nelle fasi iniziali della relazione, il tempo per loro è completamente alterato. È come se i due innamorati vivessero in una bolla temporale. Per loro 1 ora di abbracci e baci equivale ad un minuto del tempo oggettivo. Le ore scorrono molto più velocemente.
Per la gestione del nostro tempo è importante quindi partire dalla differenza fra tempo oggettivo e tempo soggettivo. Pensiamo ad un esempio pratico e a come poter gestire meglio il nostro tempo.
Ci alziamo la mattina e abbiamo una lista di cose da fare come ad esempio prepararci per andare al lavoro, passare a portare nostro figlio a scuola, consegnare una relazione al nostro capo, fare 4 telefonate, inviare 5 e-mail, organizzarci per il pranzo e rientrare a casa. La prima cosa che succede, se non pianifichiamo correttamente il nostro tempo, è che si attiva immediatamente il nostro orologio soggettivo ed iniziamo ad entrare in ansia poiché, non avendo la misura corretta (oggettiva) del tempo da dedicare a ciascuna delle nostre attività e una priorità d’azione, entriamo immediatamente in agitazione generando stress nocivo.
Gli impegni che ho elencato, visti dalla prospettiva del tempo soggettivo, sembrano troppi e fra loro incompatibili. Non sapendo quanto dura realmente ciascuna delle attività, il nostro sistema di gestione del tempo va in crisi, ci sembra di essere completamente sommersi dai compiti da portare a termine in un lasso di tempo ristretto.
Una tecnica per gestire efficacemente il tempo durante una giornata è quella di prendere carta e penna e di segnare tutti i task (compiti) da completare. Una volta scritte tutte le attività, ordiniamole secondo una priorità logica e stimiamo un lasso di tempo per ciascuna di esse. In questo modo ci si potrà accorgere che alcune attività possono essere fatte in un tempo ristretto.
Alcune attività possono poi essere suddivise in attività più piccole, ossia spacchettate in modo da agevolare la loro realizzazione.
Se ad esempio devo consegnare una relazione, fare 4 telefonate ed inviare 5 e-mail, devo prima capire l’ordine da assegnare alle cose e poi organizzare le singole azioni.

Vediamole in pratica
La relazione deve essere consegnata ad esempio entro le 10:00 mentre mi accorgo che le telefonate e le e-mail posso gestirle durante tutta la mattina.
Se non faccio una lista individuando le priorità ed assegnando dei tempi alle cose, il mio orologio soggettivo mi farà percepire di non riuscire a fare tutto, il mio livello di ansia e stress si incrementerà e lavorerò peggio ed in modo poco produttivo.
Nel nostro caso inizierò subito dalla relazione cercando di non essere disturbato da nessuno, tralasciando nella fase iniziale della giornata qualsiasi altro compito non prioritario. In questo modo le mie risorse saranno tutte concentrate sul compito a priorità più alta. Dopo le dieci potrò gestire le 5 e-mail da inviare e le 4 telefonate da fare, magari alternando un’e-mail ad una telefonata e ricordandomi che dovrò gestire ogni chiamata entro un certo lasso di tempo per essere efficace e concreto.
In questo modo il mio tempo soggettivo è messo a tacere poiché ciò che mi sembrava impossibile da gestire risulta ora organizzato in priorità e tempistica.
Tantissime volte mi è capitato di pensare di non poter gestire tutti i compiti di una giornata in così poco tempo. Una volta assegnate le priorità e dedicato un lasso di tempo corretto a ciascuna attività, mi accorgevo di riuscire a completare tutto in un tempo molto inferiore a quello “stimato” soggettivamente.
Questo perché orologio soggettivo e oggettivo non segnano mai lo stesso tempo.
Abituatevi ad organizzare la vostra giornata con carta e penna individuando le vostre attività, assegnando le giuste priorità e dedicando un tempo corretto a ciascuna di esse. Vi auguro il meglio.

Buona vita, sempre!

 

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